Bitrix24 – Giải pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Truyền thông nội bộ là gì và nó quan trọng như thế nào trong các doanh nghiệp. Theo các chuyên gia đánh giá: “Nếu coi DN như cơ thể của một con người thì truyền thông nội bộ chính là các mạch máu lưu thông đưa thông tin giữa các tổ chức trong cơ thể. Triển khai tốt truyền thông nội bộ sẽ giúp cho Doanh nghiệp vận hành tốt bộ máy, vượt khó và phát triển bền vững trong tương lai”.
Hiện nay đa số các doanh nghiệp đang gặp vấn đề về truyền thông nội bộ như việc truyền tải thông tin giữa các phòng ban với nhau, giữa các thành viên trong cùng dự án, giữa phòng nhân sự và các phòng ban khác, giữa các nhân viên trong cùng phòng,… dẫn đến việc các bộ phận không có tiếng nói chung và bộ phận thực hiện không thể đáp ứng được, đặc biệt là về mặt tiến độ thực hiện và rồi khi khách hàng phàn nàn thì lại đổ lỗi cho nhau và gây ảnh hưởng tới uy tín của Doanh nghiệp.
Vậy có cách nào để cải thiện điều này? Và đây là giải pháp tôi nghĩ là hoàn hảo dành cho doanh nghiệp, đó là giải pháp Bitrix24. Vậy Bitrix24 là gì và vì sao nó lại giải quyết các vần đề của doanh nghiệp hiện nay ?. Sau đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu

Bitrix24 là gì?

Bitrix24 là mạng xã hội nội bộ dành cho mọi loại hình tổ chức, doanh nghiệp. Bitrix24 cung cấp đầy đủ công cụ cho phép các nhóm làm việc của công ty thảo luận trực tiếp với các thành viên của nhóm, chia sẻ tài liệu, nhiệm vụ, hay chỉ dẫn về các quy trình làm việc,…Ngoài ra Bitrix24 còn cung cấp các chức năng về lịch, email và nhiều tiện ích hỗ trợ thiết thực khác.

Vì sao sử dụng Bitrix24?

Bitrix24 là giải pháp hoàn hảo trong quản lý truyền thông nội bộ, quản lý các công việc và quản lý khách hàng hiệu quả,…Vì điểm mạnh nhất của Bitrix đó là khả năng hỗ trợ cho việc truyền thông trong nội bộ với các chức năng: Message, Announcement và Chat & Call. Đây là những chức năng thực sự tuyệt vời cho các doanh nghiệp để ngay lập tức,các tin tức có thể được chuyển tải đến tất cả các nhân viên, ở mọi chi nhánh, mọi văn phòng làm việc.
Gần như ngay lập tức khi tin tức được một ai đó đưa lên hệ thống, mọi người, ở tất cả các chi nhánh đều có thể thấy được các tin tức này nếu họ có quyền được thấy. Các tin tức có thể đơn giản là thông điệp, một thông báo từ nhân sự, một tập tin mới hay một quy trình cần bạn xử lý tiếp.
Nhờ được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, mỗi nhân viên sẽ nắm rõ mục tiêu, nhiệm vụ của mình, mình cần làm gì và chủ động hơn trong công việc của chính mình.

Những lợi ích gì khi sử dụng Bitrix24?

Đối với doanh nghiệp

  • Tối ưu hóa chi phí vận hành tổ chức
  • Gia tăng hiệu suất làm việc của nhân viên
  • Là môi trường điều hành tác nghiệp của doanh nghiệp, giúp các nhân viên, các phòng ban, các chi nhánh, các công ty thành viên và công ty mẹ quản lý và trao đổi thông tin, quản lý công việc, văn bản, tài liệu, … một cách nhanh chóng, chính xác.
  • Là công cụ chuẩn hóa các quy trình xử lý công việc, biểu mẫu, hồ sơ, tài liệu và tự động hóa các qui trình tác nghiệp hằng ngày.
  • Là công cụ hỗ trợ đắc lực để áp dụng công nghệ thông tin giúp nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí.
  • Là kho lưu trữ tài liệu tập trung, giúp tránh thất thoát tài nguyên (với nhiều nguyên do như nhân viên nghỉ việc, hỏng máy tính …)

Đối với cấp quản lý

  • Có được đầy đủ thông tin, quy định, chính sách cụ thể, kịp thời, chính xác.
  • Quản lý tình hình, công việc trong phạm vi trách nhiệm của mình.
  • Có thể xem các báo cáo về tiến độ công việc, tình hình hoạt động ….

Đối với nhân viên

  • Có đủ thông tin để chỉ đạo, triển khai, giải quyết công việc dễ dàng, nhanh chóng.
  • Có được đầy đủ thông tin, quy định, chính sách cụ thể, kịp thời, chính xác.
  • Có công cụ để nhận việc, giao việc và quản lý tốt các công việc của mình.
  • Dễ dàng tìm kiếm, sử dụng các tài liệu, hồ sơ, biểu mẫu phục vụ cho công việc.
  • Có công cụ để tăng cường khả năng cộng tác, truyền thông với mọi người.

Đặc điểm nổi bật của Bitrix24

1. Mạng truyền thông nội bộ
Cung cấp các công cụ để quản lý công việc, cập nhật mọi hoạt động tổ chức theo thời gian thực, trò chuyện trao đổi trực tiếp trong nhóm hoặc liên bộ phận theo dõi thời gian, thông báo và đánh dấu những việc quan trọng… tất cả được tích hợp trong giao thức mạng xã hội, nhằm tối đa hiệu quả truyền thông và hỗ trợ tốt nhất cho công việc của đội ngũ nhân viên.
2. Tương tác đa phương tiện trong và ngoài doanh nghiệp
Cung cấp những công cụ giúp tương tác đa năng thời gian thực (Real Time Clock – RTC) và các tính năng như: nhắn tin nhanh, trò truyện nhóm, cuộc gọi thoại và Video, ứng dụng trên mobile và desktop… mà không cần thêm bất cứ công cụ hỗ trợ tương tác nào khác.
3. Quản trị dự án – Quản lý thời gian
Nâng cao hiệu quả quản lý ở cả mức độ cá nhân và đội nhóm. Các công việc đơn lẻ và Dự án có thể được thiết lập cho cá nhân người dùng hoặc ủy quyền cho một đồng nghiệp thông qua các tính năng như: theo dõi nhiệm vụ với đồ họa trực quan, quản lý khối lượng công việc của nhân viên, xây dựng nhóm làm việc phối hợp với người dùng bên ngoài, thiết lập biểu đồ Gantt, danh sách kiểm tra và báo cáo Dự án.
4. Quản trị nhân sự  – Vận hành doanh nghiệp
Hệ thống HRIS của Bitrix24 tích hợp hoạt động, quản lý và báo cáo công việc của nhân viên trong giao diện của một mạng liên kết, nơi các nhân viên và bộ phận nhân sự đang cùng sử dụng chung. Các tính năng chính bao gồm: thiết lập và tìm kiếm thông tin nhân sự, thiết lập cấu trúc tổ chức và phân quyền truy cập, quản lý thời gian, biểu mẫu HR, hợp tác thông qua Extranet và báo cáo công việc.
5. Quản lý bán hàng và quản lý Quan hệ khách hàng
Hê thống CRM của Bitrix24 thiết lập cơ sở tương tác, quản lý và lưu trữ lịch sử của danh sách người liên hệ thông qua các tính năng như:quản lý sự tương tác với danh sách liên hệ, theo dõi doanh số kênh bán hàng,lập bảng chào giá và xuất hóa đơn, phân quyền truy cập và nhiệm vụ, E-mail,quản lý cuộc gọi cho khách hàng và truy cập CRM từ thiết bị di động.
6. Đồng bộ hóa, lưu trữ và bảo mật dữ liệu
Tất cả các dữ liệu của Tổ chức, Bộ phận, Cá nhân hoặc các thông tin chung có thể được lưu trữ, chia sẻ và đồng bộ hóa. Mỗi cá nhân có thể tìm thấy nhanh chóng bất kỳ tài liệu nào qua các tính năng như: tìm kiếm nội bộ, lưu trữ, tạo và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến, tìm kiếm và thống kê, quản lý dữ liệu tập trung trên cloud, đồng bộ xuống máy tính của nhân viên, bảo mật tập tin và phân quyền chia sẻ từng thư mục…
7. Tích hợp đa thiết bị, đa nền tảng
Bitrix24 là hệ thống có giao diện và cấu trúc thân thiện và hỗ trợ tích hợp dễ dàng với các thiết bị khác nhau cũng như trên nhiều nền tảng khác nhau như: PC, Mobile, Tablet, ổ đĩa của công ty, nhóm cho đến từng cá nhân, tập tin trực tuyến đa người dùng, tập tin đồng bộ hóa, dữ liệu chia sẻ trên Cloud, truy cập đa thiết bị online/offline.

Những tính năng cơ bản trong Bitrix24

1. Dòng hoạt động (Activity Stream)
Đây là một nguồn dữ liệu liên tục được thiết kế để cập nhật tất cả các hoạt động, thông báo mới diễn ra trên mạng xã hội Intranet. Dòng hoạt động được thiết kế để bao phủ tất cả các hoạt động kinh doanh, xã hội, và các khu vực chức năng: nhiệm vụ, báo cáo công việc, blogs, gallery hình ảnh, bình luận…
2.Tính năng quản lý khách hàng (CRM)
Thiết kế một cơ sở dữ liệu khách hàng, và lịch sử các liên hệ được ghi lại trên web. Tất cả các sự kiện mới (như trao đổi điện thoại, tin nhắn, gặp mặt) được liên kết với khách hàng web, công ty để dễ dàng xem lại và lập kế hoạch cho những cuộc tiếp xúc sau này.
3. Tính năng quản lý dự án được đưa vào trong tính năng Quản lý Nhóm (Group)
Một dự án có thể được thiết kế là một nhóm riêng, ở đó tất cả các dữ liệu, các thảo luận, nhiệm vụ liên quan đến dự án được lưu ghi lại và chỉ các thành viên trong dự án mới có quyền truy cập. Thời gian xử lý các nhiệm vụ trong dự án có thể được ghi lại, các nhiệm vụ cũng được tích hợp lên Lịch làm việc của cả nhóm.
4. Chia sẻ tệp tin trên web
Việc chia sẻ tệp tin trong web Bitrix24 sẽ làm cho chúng có thể được thiết kế trong hệ thống quản lý tài liệu. Các file thuyết trình, tài liệu, videos,.. có thể cho tải về, soạn thảo, hoặc giới hạn sử dụng dành cho cá nhân trên thiết kế web. Quan trọng nhất, bạn có thể tìm bất kỳ tài liệu nào một cách nhanh chóng thông qua công cụ web tìm kiếm nội bộ.
5. Chế độ báo cáo hàng ngày, tuần, hoặc tháng
Bạn có thể dễ dàng thiết kế một chế độ báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hoặc tháng trên web. Giải pháp web Bitrix24 sẽ nhắc nhở các nhân viên gửi báo cáo, và nội dung hàng ngày của người lập kế hoạch, điều này giúp ích trong việc sửa báo cáo trước khi gửi. Các kế hoạch cho việc báo cáo tiếp cũng có thể được gửi thông qua biểu mẫu này.